Planering, att göra saker, att leta efter information, kolla mailen, svara på tilltal. Klassiska effektivitetsfällor i vardagen som vi måste undvika för att få effektivitet utan att för den skull skapa en hög stressnivå.
Här får du som ledare korta och praktiska tips på hur just du kan skapa effektivitet för dig och dina medarbetare.
1. Hantera dina mail. Ska vi tala effektivitet måste vi tala mail. Som chef måste du ha fullständig koll på din mailbox 24h om dygnet. Får du inga mail finns du inte. Om du inte redan har det, skaffa en smartphone så att du kan läsa dina mail när du sitter i möte. Det är även viktigt att du hanterar din utkorg korrekt. Svara fylligt på de mail du får, en större textmängd gör at riskerna för missförstånd minskar exponentiellt. Osäker på om du fick med allt i ditt första mail? Skriv ett mail till! Obs, glöm inte kopior till alla de som kanske är intresserade av det du skriver.
2. Planera dina insatser efter dagsformen. En chef är alltid på topp, det finns inget som heter dagsform, men för att undvika de tråkiga sakerna kan det vara bra att ha något att skylla på. Ska du ha utvecklingssamtal, möte med revisorn eller jobba med förvaltningens balanserade styrkort? Skyll på dålig dagsform. På så sätt får du lättare att hålla fokus på dina viktiga uppgifter såsom att hålla dig uppdaterad på Aftonbladet och undviker att din koncentration åker berg- och dalbana under dagen.
3. Är det bråttom eller oerhört bråttom? Som chef lever man under konstant press, budgetunderlag, lönesamtal och påskrivna reseräkningar. Allt ska vara klart igår. Försök istället att fokusera på de strategiska arbetsuppgifterna. Med sådana uppgifter har du all tid i världen att påverka resultatet och därmed uppnå kvalitet i ditt arbete. Det är ju trots allt upp till dig själv om och när du vill redovisa resultatet. Ställ dig även frågan om uppgiften egentligen är så viktig som alla andra upplever den. Vad är det värsta som skulle inträffa om du prioriterar ned den eller inte utför den alls? Om det finns en risk för avsked, finns det någon annan du kan lägga skulden på?
4. Skapa utrymme i din kalender. Planera in 150-160% av din tid i almanackan. Det är ett svaghetstecken att inte ha en fulltecknad kalender, prioritera konferenser, representation, möten och egentid. I den mån du måste prioritera fysiska möten med dina medarbetare bör det endast röra frågor som inte kan lösas via telefon eller mail. Det är viktigt att ha tid för reflektion, möten med dig själv och att organisera, planera och prioritera ditt eget arbete. Om du planerar in en fulltecknad kalender får du dina medarbetare att känna sig viktiga de få gånger du väl har tid att träffa dem.
5. Vem är med och varför? Ärligt talat, varför bjuda in andra än dig själv på möten? Det är du som är chefen, du som är hjärnan och hjärtat. Du ska inte behöva sitta i timslånga möten med medarbetare som säger ointressanta saker om sådant som de ändå inte förstår.
Glöm inte boka in dig själv på min kvällskurs i ledarskap: ”Att leda i förändring utan att förändra”
Anders Johanson
Ledarskapare
