Anders Johanson: Delaktig Återhämtning

Planering, att göra saker, att leta efter information, kolla mailen, svara på tilltal. Klassiska effektivitetsfällor i vardagen som vi måste undvika för att få effektivitet utan att för den skull skapa en hög stressnivå.
Här får du som ledare korta och praktiska tips på hur just du kan skapa effektivitet för dig och dina medarbetare.

1. Hantera dina mail. Ska vi tala effektivitet måste vi tala mail. Som chef måste du ha fullständig koll på din mailbox 24h om dygnet. Får du inga mail finns du inte. Om du inte redan har det, skaffa en smartphone så att du kan läsa dina mail när du sitter i möte. Det är även viktigt att du hanterar din utkorg korrekt. Svara fylligt på de mail du får, en större textmängd gör at riskerna för missförstånd minskar exponentiellt. Osäker på om du fick med allt i ditt första mail? Skriv ett mail till! Obs, glöm inte kopior till alla de som kanske är intresserade av det du skriver.

2. Planera dina insatser efter dagsformen. En chef är alltid på topp, det finns inget som heter dagsform, men för att undvika de tråkiga sakerna kan det vara bra att ha något att skylla på. Ska du ha utvecklingssamtal, möte med revisorn eller jobba med förvaltningens balanserade styrkort? Skyll på dålig dagsform. På så sätt får du lättare att hålla fokus på dina viktiga uppgifter såsom att hålla dig uppdaterad på Aftonbladet och undviker att din koncentration åker berg- och dalbana under dagen.

3. Är det bråttom eller oerhört bråttom? Som chef lever man under konstant press, budgetunderlag, lönesamtal och påskrivna reseräkningar. Allt ska vara klart igår. Försök istället att fokusera på de strategiska arbetsuppgifterna. Med sådana uppgifter har du all tid i världen att påverka resultatet och därmed uppnå kvalitet i ditt arbete. Det är ju trots allt upp till dig själv om och när du vill redovisa resultatet. Ställ dig även frågan om uppgiften egentligen är så viktig som alla andra upplever den. Vad är det värsta som skulle inträffa om du prioriterar ned den eller inte utför den alls? Om det finns en risk för avsked, finns det någon annan du kan lägga skulden på?

4. Skapa utrymme i din kalender. Planera in 150-160% av din tid i almanackan. Det är ett svaghetstecken att inte ha en fulltecknad kalender, prioritera konferenser, representation, möten och egentid. I den mån du måste prioritera fysiska möten med dina medarbetare bör det endast röra frågor som inte kan lösas via telefon eller mail. Det är viktigt att ha tid för reflektion, möten med dig själv och att organisera, planera och prioritera ditt eget arbete. Om du planerar in en fulltecknad kalender får du dina medarbetare att känna sig viktiga de få gånger du väl har tid att träffa dem.

5. Vem är med och varför? Ärligt talat, varför bjuda in andra än dig själv på möten? Det är du som är chefen, du som är hjärnan och hjärtat. Du ska inte behöva sitta i timslånga möten med medarbetare som säger ointressanta saker om sådant som de ändå inte förstår.

Glöm inte boka in dig själv på min kvällskurs i ledarskap: ”Att leda i förändring utan att förändra”

Anders Johanson
Ledarskapare

Detta är ett inlägg från min gamla blogg som jag väljer att flytta hit för att ge er en första känsla av vad jag har att erbjuda som konsult till just dig. OBS- Humana priser!!!

Fas 1. Utforskande och lärande. Du är ny på jobbet, energisk, nyfiken, stissig, har mycket att lära och ser alla utvecklingsmöjligheter. Ibland smiter du in på damtoaletten och fotograferar i smyg. Enbart i studiesyfte, självklart.

Fas 2. Framåtskridande. Du har börjat bli lite mer varm i kläderna, du vet ungefär vad ditt företag/förvaltning sysslar med, du har lärt dig låtsas vara engagerad och du känner att du utvecklas. Du får nya vänner på Facebook. Nu kan du på allvar börja känna av konflikten mellan arbete och fritid. Du börjar ligga med kvinnor på arbetstid eftersom arbetsveckan enbart består av 30 timmar. Börjar du tröttna på de fossilaktiga kvinnorna på din nuvarande arbetsplats är det redan nu dags att tänka på om du verkligen ska stanna där du är, förändra något eller gå vidare till en annan arbetsplats som ligger närmare en högskola eller ett universitet med större utbud av offentliga toaletter med lite yngre och mer attraktiva kvinnor.

Fas 3. Förvaltande. Du har lärt dig att fullt ut låtsas kunna allt om ditt jobb, du lägger allt mindre energi på att faktiskt prestera något, det känns mer utmanande och roligt att försöka ligga med männen på din arbetsplats istället. Se upp, nu riskerar du att fastna helt i bögträsket! Kom ihåg att ligga med kvinnor också emellanåt. Det är förmodligen hög tid att göra en förändring. En ny kavaj, andra gardiner på kontoret, eller en Mazda Miata Annars riskerar du att stanna för länge och komma in i nästa fas:

Fas 4. Lusten avtar. Du gör det du måste. Du finner inget nöje i att ligga med dina medarbetare längre, eller i att komma med nedlåtande kommentarer till dem som inte vill ligga med dig. Du ser inga utvecklingsmöjligheter längre. Om du inte förändrar din roll eller tar dig vidare är risken att du till slut börjar ligga med kopiatorn, skrivbordsstolen eller annat dött objekt som till exempel din fru.

Anders Johanson
Konsult, Anders Johanson: Delaktig Återhämtning AB